As reuniões online são eficazes?

Texto original: Antonis Triantafyllakis em Lodogogy, todos os direitos reservados.

A pandemia de coronavírus mudou nossa cultura de reuniões da noite para o dia: organizações e grupos estão movendo freneticamente suas reuniões sob medidas de quarentena para Zoom, Microsoft Teams, Google Meet e etc. Embora as reuniões online sejam uma grande oportunidade para empresas manterem sua comunicação e produtividade, grandes desafios o aguardam.

O problema: as reuniões da vida cotidiana não podem ser transferidas diretamente para o espaço virtual, pois regras diferentes se aplicam à comunicação por canais digitais. E, se isso não for seguido, pode facilmente levar ao caos e perdas de motivação e resultados.

A solução: gamificar reuniões virtuais com:

• Elementos da psicologia dos jogos,
• Princípios para uma comunicação clara,
• Ideias de team-building e
• Orientação sobre estrutura.

O objetivo: as reuniões online não são apenas fáceis de realizar, mas também podem levar a experiências emocionantes. A produtividade pode ser maior do que em uma reunião na vida real, sem estresse ou liderança imposta.

Resumindo: 7 princípios para a gamificação de reuniões online

1. Há um objetivo claro, dividido em etapas de ações menores a serem seguidas. Cada etapa deve ser clara para todos os participantes. Idealmente, a meta contribui para um bem maior, também esclarecido no processo.
2. Melhorar a interação social: rituais de abertura e fechamento, aquecimentos digitais, momentos de bate-papo, grupos de trabalho menores e colaboração e/ou competição garantem uma atmosfera calorosa e envolvente.
3. Mudanças de fase regulares: a fadiga e a próxima guia do navegador são seus inimigos, portanto é importante alternar entre os diferentes modos de trabalho. Por exemplo: mudando para grupos de trabalho menores (salas de descanso com zoom), trabalhando juntos em documentos comuns, inserindo vídeos, tendo intervalos regulares, etc.
4. Contação de histórias (storytelling): uma ou mais histórias podem incorporar percepções importantes, princípios de trabalho e conteúdo de aprendizagem ou simplesmente servir para entreter.
5. Atmosfera de vitória: o progresso em direção ao seu objetivo se torna visível e pode ser comemorado, reforçado por recursos visuais.
6. Menos é mais: pequeno número de participantes, fases curtas de trabalho, poucos pontos da agenda podem maximizar a eficiência e manter o engajamento.
7. Recompense seus participantes por participarem ativamente da reunião. Aprecie o valor que eles criaram para aumentar a alegria do próximo encontro.

Cada estratégia deve ser implementada usando táticas claras. Você encontrará 11 táticas, idéias, dicas e exemplos específicos para a utilização de gamificação em sua próxima reunião online abaixo, no Zoom, Teams, Skype ou outro lugar.

Desafios das reuniões online:

Muitas reuniões presenciais podem ser chatas, difíceis e tediosas. No entanto, o seguinte pode ter consequências negativas em reuniões digitais:

• Distrações - Pode ser tentador responder a e-mails ou navegar na web durante uma reunião digital. Existem até histórias de pessoas que começaram a montar seus móveis durante uma reunião online. O intervalo de atenção em atividades baseadas na web tende a ser mais curto do que em reuniões presenciais, especialmente devido à superabundância de informações ao nosso alcance.
• Dificuldades técnicas - Conexão ruim, alto-falantes barulhentos, eco de participantes deixando seus microfones ligados enquanto usam alto-falantes, um vídeo congelado ... Os obstáculos técnicos estão praticamente na agenda para reuniões digitais, por isso é particularmente importante garantir uma comunicação de alta qualidade e aumentar a motivação através de uma estrutura clara.
• Falta de sinais não verbais - O feedback ao vivo que recebemos da comunicação na vida real é parte integrante de como nos comunicamos, mesmo que a maior parte ocorra subconscientemente. Gestos, expressões faciais e posturas corporais são informações valiosas, embora limitadas. Se não percebermos adequadamente as sutilezas das expressões faciais e do tom de voz, eles podem ser facilmente mal interpretados de maneira negativa.

E, claro, existem os desafios que estão presentes em todas as reuniões, mas que podem ser mais difíceis em contextos digitais:

• Falta de estrutura e liderança - Deve haver um processo claro de discussão de tópicos. Normalmente existe um moderador que tem uma agenda, que a coordena com os participantes e garante um fluxo de discussão harmonioso e variado.
• Muito ou pouco compromisso - Alguns participantes precisam ser atraídos para fora de sua insegurança, enquanto outros dificilmente podem ser interrompidos com seu fluxo de fala:

Karl certa vez teve um parceiro de projeto no Caribe que transformou o check-in de 2 minutos em um monólogo de 50 minutos (!) E era simplesmente imparável. Desde então, ele só usa ferramentas que permitem silenciar participantes.

Digressão à biologia: por que a concentração é mais difícil em uma reunião online?

A comunicação humana é uma atividade de corpo inteiro: há vários músculos finos e partes do sistema nervoso autônomo que são ativados no engajamento social e estimulam os sentidos das partes em interação. Infelizmente, a percepção subconsciente dos sinais corporais é muito limitada em reuniões virtuais.

Dica: seja extremamente claro em suas mensagens pessoais e forneça aos participantes uma agenda clara e regras de conversação a fim de minimizar conflitos e promover estrutura.

Solução extra: os gestos com as mãos são uma forma eficaz e envolvente de dar feedback não verbal visível em um chat de vídeo.

Dissociação e devaneio em uma reunião online

Sonhar acordado (devaneio) ocorre mais facilmente com participantes que estão mais passivamente envolvidos em uma reunião, portanto, distrair-se e se afastar mentalmente pode se tornar um desafio. Isso não é devido a más intenções, mas acontece naturalmente por meio da rede de modo padrão que se instala quando não há uma tarefa óbvia em que se concentrar. Isso também é verdade quando há falta de clareza em uma conversa, onde a mente se dissocia dela quando fica muito difícil acompanhá-la. Uma vez que você perde o controle em uma conversa complexa, é difícil voltar a se concentrar e recuperar o atraso.

Soluções simples: objetivos claros, tempo confiável, uma pessoa falando por vez, frases curtas.

A gamificação ajuda: usar elementos de interação social e reiterar o propósito e o andamento da reunião ajudam a manter os níveis de interação e concentração elevados.

11 táticas para sucesso e alegria em reuniões online

Tática 1: Check-in e check-out

Um breve ritual no início de uma sessão ajuda todos a se concentrarem no processo comum. Pode ser muito simples, por exemplo: uma rodada em que todos dizem seus nomes e como se sentem no momento em uma palavra. Deve ser curto e envolver a todos.

Fechando o ciclo: uma conclusão em grupo no final da reunião é tão importante quanto para encerrar positivamente a reunião e sair do clima de trabalho desnecessário. Por exemplo, você pode repetir em uma palavra como todos se sentem após a reunião.

Lembre-se de agradecer a presença de todos antes de se despedir!

Tática 2: Alinhe as expectativas

É o primeiro estado de vitória na reunião quando todos sabem que estão no lugar certo na hora certa. Deixe isso claro pedindo aos participantes que expressem suas expectativas para a reunião em uma palavra. Existem algumas ferramentas digitais legais que você pode usar para coletar as respostas e exibi-las em uma nuvem de palavras. Algumas de nossas ferramentas favoritas para isso são Mentimeter, Slido e Wooclap. Use essas ferramentas para tornar seus eventos mais interativos e envolventes!

Tática 3: Torne seus objetivos e intenções claros

Isso é obviamente importante para qualquer reunião, mas ainda mais crucial quando o Facebook ou o Twitter estão a apenas um clique de distância. Para reuniões virtuais, recomendamos ter apenas um objetivo geral e reafirmá-lo regularmente durante a reunião. Idealmente, isso deve acontecer imediatamente após a rodada de expectativas para assegurar aos participantes que eles estão no lugar certo.

Por quê? Frequentemente, tendemos a pular direto para o trabalho e, em primeiro lugar, esquecer por que o fazemos. É importante lembrar o que nos leva a estar onde estamos.

Maximize a motivação: certifique-se de que a meta contribui para um bem maior. Qual é o objetivo geral por trás desta reunião? Contribui para um propósito social ou ambiental? Talvez ajude a cumprir a visão mais ampla da sua empresa (se esta for uma reunião de empresa)?. Um lembrete de como esta reunião e os esforços de seus participantes se encaixam neste bem maior ajudará a motivá-los e assegurá-los de que seu tempo é bem gasto. A conexão com o benefício maior também é uma apreciação do seu próprio tempo.

Tática 4: O caminho para a meta - dividir e conquistar

Divida a meta geral em pequenos passos de ação a serem seguidos para que pareça menos desafiadora. Quais etapas práticas são necessárias para que seu grupo atinja a meta desejada? O andamento da reunião deve seguir estas etapas.

Seja sensato com sua agenda: etapas sem relevância podem prejudicar o foco de sua reunião, enquanto muitas etapas podem afetar sua eficácia.

Um lembrete visual de cada etapa concluída pode manter o grupo focado, motivado e engajado! Continue lendo para obter mais sugestões sobre o uso de recursos visuais!

Tática 5: aquecimentos digitais - 3 ideias para mais energia

Tão importante quanto em reuniões reais quebrar o gelo e construir relacionamento, isso tudo é ainda mais importante em reuniões online. Parece um pouco mais difícil sem os benefícios do espaço físico e menos linguagem corporal, então aqui estão algumas ideias para quebrar o gelo digitalmente:

1. Compartilhe uma foto espontânea! Todos provavelmente estarão em casa de qualquer maneira. Peça-lhes que compartilhem uma foto de um objeto em sua mesa ao qual se sintam conectados (um livro que estão lendo, uma xícara de seu café favorito, algo relacionado a seus hobbies etc.) e diga algumas palavras sobre isso. Seja curto e informal - o objetivo é apenas quebrar o gelo.
2. Compartilhe algo pessoal! Para reuniões com o objetivo de formar equipes e compartilhar: Faça perguntas abertas e significativas, por exemplo, sobre sua relação pessoal com o objetivo da reunião, seguidas de uma rodada de respostas rápidas. Isso ajuda a atingir o objetivo, criando um espaço seguro para a abertura. Exemplos de perguntas adequadas seriam "O que você fez na semana passada de que se orgulha?", "O que você é grato hoje?" ou “Quais rotinas diárias você segue para manter sua motivação elevada?”. Isso pode não ser relevante para uma reunião de trabalho de orientação técnica.
3. Seja criativo: se você for usar um quadro branco ou aplicativo semelhante para um brainstorming ou ideação, faça uma atividade lúdica de integração na mesma ferramenta antes de começar a trabalhar com ela! Por exemplo, peça aos participantes que desenhem um unicórnio juntos se você for trabalhar em um quadro branco, ou anote seus alimentos favoritos e agrupe-os em diferentes cozinhas se estiver trabalhando com post-its. As ferramentas digitais para esse fim são o quadro branco integrado do Zoom, Google Jamboard, Whiteboardfox, Groupboard, Conceptboard, Twiddla, Miro, Ziteboard ou um documento compartilhado no Google Drive ou Microsoft 365.

Inspiração bônus: um bom amigo e colega facilitador pediu a seus participantes durante uma sessão sobre Inteligência Emocional para descreverem suas emoções atuais com o Emoji Maker e então usou essas representações como o tópico da discussão de acompanhamento relevante em grupos de discussão (mais sobre aqueles abaixo). Brilhante!

Tática 6: Mantenha todos envolvidos

Você montou um grupo para um objetivo específico. Use todos os recursos para alcançá-lo, especialmente as habilidades de seus participantes, e certifique-se de que eles estejam envolvidos. Aprecie a competência dos seus participantes: lhes dê um papel ativo durante a reunião!

Se você já usou qualquer uma das ferramentas digitais mencionadas anteriormente, agora é a hora de colocá-las em prática para cada uma das etapas que você definiu. Como exatamente você fará isso depende muito de seu objetivo e conteúdo, mas tenha em mente o seguinte:

• Se o seu objetivo estiver relacionado com a discussão de um tópico, é mais provável que a discussão seja eficiente e inclusiva em grupos menores;
• Se você deseja que seus participantes aprendam algo, é mais provável que eles aprendam colocando a mão na massa, especialmente quando se trata de desenvolvimento de habilidades;
• Se for uma reunião de trabalho, a motivação e a produtividade aumentam significativamente em pequenos sprints de trabalho em grupo. É mais fácil prestar atenção e ser inspirado por outras pessoas em um pequeno grupo, bem como se sentir confortável para compartilhar quaisquer preocupações ou pedir ajuda;
• A participação ativa de seu público é fundamental para seu senso de realização;
• Mas também para seu próprio conforto como facilitador: um moderador sobrecarregado é um moderador ruim - então deixe seus participantes desenvolverem o conteúdo!

A era digital oferece uma ampla gama de ferramentas para uso no trabalho colaborativo na web, desde aquelas já vinculadas acima, até o desenvolvimento colaborativo de documentos usando o Google Drive, o pacote de escritório do Zoho ou um Etherpad.

Mesmo que seu objetivo não exija o desenvolvimento colaborativo de documentos ou brainstorming, é sempre benéfico criar atividades para manter os participantes envolvidos no processo.

Exemplo de aulas online de física: os alunos deveriam descobrir sobre a voltagem dos eletrodomésticos, durante a introdução à eletricidade. Como já pareciam cansados, Karl transformou em uma competição: quem consegue encontrar mais informações sobre eletrodomésticos em 10 minutos? Eles estavam muito motivados e o vencedor encontrou 24 inscrições!

Tática 7: Maximize o envolvimento com pequenos grupos

Grupos pequenos podem aumentar a participação, o sentimento de se sentir à vontade para falar e compartilhar seus pensamentos, mantendo a eficácia e a produtividade. Pense da perspectiva de um participante enquanto projeta a reunião que você pretende facilitar.

Como você pode dividir um grande grupo em equipes menores usando ferramentas digitais? Use as salas de sessão de grupo incorporadas do Zoom, o Unhangout de código aberto do MIT ou Qiqochat (combinação de Zoom, salas de sessão de grupo e criação colaborativa de documentos).

Tática 8: A regra dos pequenos números

Uma regra fundamental para a comunicação digital é: menos é mais. Com base em nossa experiência, podemos recomendar o seguinte para aumentar o engajamento de seus participantes:

1. Mantenha o grupo geral pequeno: até 12 pessoas se a participação ativa for necessária.
2. Use grupos menores de 3-5 pessoas para as fases de trabalho mais intensivas.
3. Faça uma pequena pausa a cada hora (as necessidades humanas permanecem presentes em reuniões digitais) e mude o modo de trabalho a cada 15 a 20 minutos (introduza discussões em grupo, exercícios, sprints de trabalho, etc.).
4. Mantenha suas sessões curtas: até 45 minutos para uma discussão ou apresentação e até 90 minutos para trabalho, exercícios ou desenvolvimento de habilidades. Se você precisar ir mais tempo, use mais pausas.
5. Um objetivo por sessão: use sessões diferentes para objetivos diferentes.

Tática 9: O poder das histórias

Nada supera o poder de uma boa história! Histórias pessoais, histórias educacionais, histórias engraçadas... Nossas dicas:

• Use vídeos curtos para destacar pontos de aprendizagem e simplificar conceitos complexos com uma narrativa cinematográfica ou simplesmente como uma pausa divertida. É necessário ter uma boa conexão com a Internet e entender como o compartilhamento de tela funciona.
• Conte uma pequena história ou convide seus participantes a contá-la.
• Compartilhe uma história com antecedência, na forma de um vídeo ou documento de texto.

Sugestão de bônus (para facilitadores avançados): e se toda a estrutura de sua reunião seguir um enredo? Um conceito que pode ajudar nisso é a Jornada do Herói. Você consegue traçar algum paralelo entre as etapas de ação em sua agenda e os estágios do monomito de Campbell? Veja se você consegue construir uma narrativa em torno da estrutura de sua reunião. Dica: Check-in e Check-out podem facilmente significar a partida e o retorno ao “mundo comum”.

Tática 10: Use recursos visuais

Como mencionamos os vídeos, vale a pena mencionar que aprimorar sua reunião com recursos visuais pode ter um impacto positivo na motivação dos participantes. Quanto mais sentidos são direcionados, mais ativo e motivado o cérebro se torna. Como você pode fazer isso?

• Ao compartilhar uma apresentação, certifique-se de que ela seja bem projetada, com o mínimo de texto e gráficos atraentes. Use modelos no PowerPoint ou slides do Google, ou use o Canva como uma forma alternativa de projetá-los.
• Uma imagem vale mais que mil palavras: adicione gráficos, infográficos, mapas mentais e outros elementos visuais à sua apresentação. Isso permite transmitir sua mensagem de forma eficiente, conveniente e esteticamente agradável, o que ajudará a manter a motivação e a atenção dos participantes.
• Visualize o andamento de sua reunião! Esperançosamente, você já dividiu seu objetivo em etapas de ações realizáveis. Depois de concluir cada etapa, apresente pistas visuais claras da proximidade da meta. A sensação de realização criada aumentará a motivação de seus participantes e garantirá uma transição tranquila para a próxima etapa.

Tática 11: recompensa no final

Continuando com o uso de recursos visuais, você pode, é claro, usar uma bela ilustração de agradecimento, mas, mais importante, você pode dar aos participantes algo que será mais gratificante e que seja relevante para as necessidades deles. Temos duas sugestões para isso:

1. Use crachás abertos digitais para reconhecer as realizações dos participantes durante a reunião. Isto é particularmente relevante se o propósito da reunião estiver relacionado ao aprendizado e/ou desenvolvimento de habilidades (badgecraft é nossa ferramenta favorita para este propósito). Pode ser menos relevante para uma discussão simples, mas todos ficam felizes por terem seus esforços reconhecidos.
2. Recompense os participantes com algo de valor prático, por exemplo. um desconto em um curso futuro, um voucher para um evento ou uma doação para uma instituição de caridade de sua escolha. Isso pode vincular o valor intrínseco de seus esforços durante a reunião a um propósito externo que importa para eles e/ou está vinculado à visão de sua empresa (lembra-se daquele quadro maior da tática 3?).

Aqui vamos nós! Da teoria à prática de gamificar reuniões online

Como você deve ter notado, a maioria de nossas sugestões também pode ser utilizada em reuniões da vida real para torná-las mais envolventes. Embora a comunicação por meios digitais possa ampliar alguns desafios e facilitar outros, há muitos paralelos com seus equivalentes na vida real, pois estamos lidando com a comunicação humana em ambos os casos.

Qual é a sua próxima reunião online importante? Como você pode tornar seu tempo o mais valioso e divertido possível para seus participantes?

Não se deixe intimidar pela riqueza de ideias e táticas: cada pequeno passo conta para uma cultura de reunião melhor. Ninguém é perfeito! Cometer erros é permitido e desejado! De que outra forma você poderia aprender e se desenvolver? Essa atitude pode mantê-lo relaxado e confiante durante a reunião. Algumas considerações finais:

• Formação da equipe (team-building): certifique-se de que todos se sintam vistos e ouvidos, envolvidos no processo do grupo e que saibam com quem estão lidando o tempo todo. Comunicar o estado de espírito atual e compartilhar experiências pessoais é valioso para isso, ao longo de todo o processo. Certifique-se de dedicar tempo suficiente para isso.
• Atenção plena (mindfulness): Um minuto de silêncio no início ou após uma pausa pode ajudar a concentrar-se na conversa e a tomar consciência de suas distrações interiores.

Esperamos que nossas sugestões tornem seu próximo encontro online interativo e motivador! E se você gostaria de conversar sobre isso ou obter suporte em seu projeto ou facilitação, sinta-se à vontade para nos mandar uma mensagem!